Электронные трудовые книжки
25.12.2019 Дорогие друзья, сегодня рассмотрим тему электронные трудовые книжки, как перейти на них, и можно ли оставить привычный нам документ.С 2020 года у россиян появятся электронные трудовые книжки. Для их заполнения работодателям будет необходимо направлять в ПФР сведения о трудовой деятельности своих работников, причем это будет касаться и ООО и ИП.
В следующем году такая отчетность будет предоставляться ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, в случаях:
• Прием сотрудника;
• Увольнения;
• Перевода на другую работу;
• Подачи заявления сотрудником о выборе способа ведения трудовой книжки (в электронном или бумажном виде).
Таким образом, первый отчет нужно будет предоставить до 15 февраля 2020 года, если в январе 2020 года в организации произошли какие-либо кадровые перемещения. Если кадровых изменений в отчетном месяце не было и никто из работников не подавал письменное заявление о выборе способа ведения своей трудовой книжки, отчет направлять не надо.
По мимо этого, до 30 июня 2020 года работодатель обязан письменно уведомить каждого работника об изменениях законодательства, связанных с формированием сведений о его трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника выбрать способ ведения своей трудовой книжки.
Что же будет с бумажными трудовыми книжками, они останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
• У работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ли ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года-к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронная сведения);
• Тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ:
ШАГ 1: Уведомите работников о переходе на электронную форму
До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том , что:
• Сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
• Работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.
Важно не забыть и о тех, кто «де-факто» не находится в офисе-находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет.
Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.
Шаг 2: Выдайте работникам бланки заявлений
До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о своем решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее.
Возможны два варианта:
• Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
• Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать руководителю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронную трудовую книжку. При отказе от бумажной книжки документ нужно будет отдать сотруднику на хранение.
Шаг 3: Проверти бумажные трудовые книжки.
Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые-лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчет СЗВ-ТД.
Что именно проверить в действующих трудовых книжках? Вот опорные точки проверки:
• Личные данные работников (ФИО, дата рождения, образование, специальность);
• Дата о приемах, переводах и увольнениях;
• Название компаний и должностей;
• Наличие печатей;
• Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
• Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
• Наличие записей о переводах;
• Формулировки записей об увольнении.
Шаг 4: Подготовьтесь к сдаче новой отчетности
С 1 января 2020 года у работодателей появиться новаяобязанность-представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.
Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:
• Компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
• Сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.
Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 года нужно сдавать электронные 6-НДФЛ, если численность 10 человек и более.
Шаг 6: Заведите специальный ящик электронной почты
Заведите корпоративный адрес электронной почты. Дело в том, что о трудовой деятельности работников о их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту.
Шаг 7: Измените внутренние документы по кадрам
Проверти внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы «ПРИЕМ НА РАБОТУ» и «ВЫДАЧА СВЕДЕНИЙ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ». В них нужно прописать новшевства из новой редакции ТК РФ.
Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде"